Glossaire

CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) : Autorité administrative
indépendante, cette commission a pour mission de veiller au respect de la législation informatique et
libertés, ensemble la loi N° 78-17 du 6 janvier 1978 et le RGPD, législation européenne dédiée à la
protection des données personnelles. Elle a aussi au titre de ses fonctions une mission de contrôle et
sanction et peut être saisie en cas de violation des droits du citoyen sur ses données. L’ensemble des
définitions ci-dessous ou citées dans les autres dispositions du présent document font référence à la
législation citée.

RGPD : Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la
protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la
libre circulation de ces données. Ce texte constitue le texte de référence européen dont certaines
dispositions sont mêmes directement reprises dans la loi nationale française.
https://www.cnil.fr/fr/reglement-europeen-protection-donnees

Donnée à caractère personnel : toute information relative à une personne physique identifiée ou qui
peut être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un numéro d’identification ou à
un ou plusieurs éléments qui lui sont propres.

Traitement de données à caractère personnel : toute opération ou tout ensemble d’opérations
effectuées à l’aide de procédés automatisés ou non et appliquées à des données, telles que la collecte,
l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification,
l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre
forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la
destruction;

Finalité : La finalité du traitement est l’objectif principal de l’utilisation des données à caractère
personnel.

Responsable du traitement : la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un
autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, qui collecte et traite des données à
caractère personnel. La fonction est ici occupée par la province Sud représentée par sa présidente en
exercice.

Personne concernée : personne physique à laquelle se rapportent les données qui font l’objet du
traitement. Cette notion renvoie :
– aux usagers des services publics de la Province, y compris par ses sites internet, ceux-ci pouvant
être de simples visiteurs ;
– aux agents de la province quel que soit leur statut juridique ;
– à ses prestataires.

Sous-traitant : toute personne qui accepte de traiter ou d’accéder à des données à caractère
personnel, pour le compte du Responsable de traitement. Il agit toujours sous l’autorité et les
instructions de ce dernier.

Tiers : Une personne physique ou morale, une autorité publique, un service ou un organisme, placés
sous l’autorité directe du responsable du traitement ou du sous-traitant, qui sont autorisés à traiter
les données à caractère personnel.

Destinataires : la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme
qui reçoit communication de données à caractère personnel, qu’il s’agisse ou non d’un tiers.

Consentement : Selon la législation, le consentement doit « être donné par une déclaration
ou par un acte positif clair par lequel la personne concernée manifeste de façon libre,
éclairée, spécifique et univoque son accord au traitement des données.

DPO (Data Protection Officer) : le DPO ou Délégué à la Protection des Données en français,
a pour mission de garantir l’application de la législation relative à la protection des données
personnelles au sein de la province Sud. Il est nommé en tant que tel auprès de la Commission
Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) et est en charge de l’instruction des demandes
d’exercice des droits tels qu’ils ressortent du présent document.

Introduction

Les principes énoncés ci-après s’appliquent aux traitements de données personnelles effectués par la
province Sud.

La province Sud est soucieuse de garantir une utilisation intègre et un dispositif de sécurité et de
confidentialité adéquat concernant les données susceptibles d’identifier les personnes concernées
directement ou indirectement (ci-après, les « Données à caractère personnel »).

La présente politique de confidentialité informe sur les données à caractère personnel recueillies
auprès des usagers ou via des tiers, sur la manière dont ces données personnelles peuvent être
utilisées et communiquées, sur la manière dont chacun peut contrôler l’utilisation et la divulgation de
ses données à caractère personnel et sur la manière dont elles sont protégées.

I–Dispositions générales 

Les dispositions qui suivent concernent tous les traitements de données à caractère personnel  effectués par le Responsable du Traitement, ici représenté par la province Sud.  

1. Identité et coordonnées du Responsable du Traitement  

Le responsable du traitement est la province Sud représentée par sa Présidente Sonia BACKES. Hôtel  de la Province, 6, route des Artifices – Baie de la Moselle BP L1 98849 Nouméa Nouvelle-Calédonie  

2. Cadre juridique – conformité à la loi informatique et libertés  

Le responsable du traitement déclare qu’il effectue des traitements de données à caractère personnel  suivant la définition de la loi française n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers  et aux libertés dans sa rédaction résultant de l’ordonnance n°2018-1125 du 12 décembre 2018 prise 

en application de la loi n°2018-497 du 20 juin 2018 relative à la protection des personnes et son décret  d’application n° 2018-536 publié le 30 mai 2019. Cette nouvelle loi a été prise en vertu du règlement  (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard des  traitements de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (désigné « RGPD  »).  

La province Sud dispose d’une politique de gouvernance des données personnelles. A ce titre la  province Sud traite les données selon le cas sur l’un des fondements prévus par le RGPD et  notamment : l’obligation légale, la sauvegarde des intérêts vitaux, l’exécution de missions d’intérêt  public, de missions relevant de l’autorité publique, ou le consentement.  

3. Moyens de collecte des Données à Caractère Personnel  

Dans le cadre des obligations réglementaires incombant aux collectivités locales, la province Sud est  amenée à collecter vos données personnelles directement (celles fournies par vous) ou indirectement  (données recueillies auprès de source tierce).  

La collecte des données est limitée aux données nécessaires à la finalité du traitement.  

Les données collectées pour une finalité le sont strictement pour cette dernière et pour les traitements  relevant des compétences de la province Sud.  

II-Dispositions détaillées  

1.Catégories de données personnelles  

Sans que cette liste soit exhaustive, la province Sud peut être amenée à collecter les données  personnelles suivantes :  

–  Des données d’identification : civilité, prénom(s), nom, date et lieu de naissance, âge, document  officiel d’identité en cours de validité ; photographies, enregistrement sonores ou d’images ;  –  Des données de correspondance : coordonnées téléphoniques, adresses postale et électronique ;  

–  Des données sur la consommation : index compteur, historique consommation ;  –  Des données liées au logement : surface du terrain, surface bâties, aménagement intérieur, type  d’assainissement ;  

–  Des données de facturation et de paiement : montant et historique des factures, état de  paiements, relances, soldes de paiement, date de prélèvement ;  

–  Des coordonnées bancaires : code RIB, code banque, numéro carte bancaire, nom / adresse /  coordonnées de la banque, références de transactions ;  

–  Des données sur des personnes morales : dénomination sociale, numéro RCS, ou faisant apparaître  des données personnelles, extrait Kbis, Ridet (pour patente) ;  

–  Des données sur votre situation sociale ;  

–  Des données sur votre situation familiale ;  

–  Des données médicales ;  

–  Des données concernant des décisions de justice.  

Il est possible que d’autres catégories de données soient recueillies. Dans ce cas, une information  dédiée sera apportée à la personne concernée lors de la collecte initiale desdites données. 

Il se peut également que la province Sud recueille le consentement des usagers lors de la collecte  de certaines données.  

Données dites sensibles  

Sont susceptible d’être communiquées les données suivantes :  

–  Relatives à l’appartenance syndicale ;  

–  Relatives à la santé ou à la vie sexuelle ;  

–  Relatives à la situation sociale ou une décision de justice.  

Au regard de la nature particulière de ces données, la province Sud entend mettre en œuvre les  mesures techniques et opérationnelles adaptées à leur protection.  

Données personnelles concernant les mineurs :  

La province Sud ne collecte ni ne traite de données à caractère personnel des enfants de moins de  quinze (15) ans sans accord parental préalable et si possible du consentement du mineur.  

Si des données personnelles concernant des mineurs de moins de 15 ans sont collectées via le site  internet de la province Sud www.province-sud.nc, les parents ou titulaires de l’exercice de l’autorité  parentale ont la possibilité de s’y opposer pour motif légitime, en contactant la province Sud pour  exercer leurs droits. Se reporter au point 9. Coordonnées de contact.  

2. Finalités de traitement des Données à Caractère Personnel. 

Les données personnelles collectées par la province Sud peuvent répondre aux finalités suivantes :  

–  La gestion scolaire ;  

–  L’aide aux études ;  

–  Le développement et le rayonnement du sport ;  

–  La gestion des activités de pleines nature ;  

–  La location de biens de la collectivité ;  

–  L’aide au logement ;  

–  L’aide à l’emploi et l’insertion ;  

–  Le soutien à l’économie et aides financières ;  

–  L’instruction des demandes ICPE ;  

–  L’instruction des permis de construire et de lotir ;  

–  Les demandes d’agréments (crèches, garderies et centre d’enfants…) ;  

–  La gestion des débits de boissons ;  

–  Les prestations de santé publique ;  

–  L’aide médicale ;  

–  La protection à l’enfance ;  

–  La prévention contre les violences conjugales et intrafamiliales ;  

–  La délivrance des permis de chasser ;  

–  La conservation et la valorisation du patrimoine ;  

–  La protection de l’environnement. 

Et d’une manière générale, toute finalité en relation avec les missions de service public confiées à la  Province à ce jour et dans l’avenir.  

3. Destinataires des Données à Caractère Personnel  

Les données personnelles peuvent être communiquées, outre à tout agent provincial dûment autorisé  à les traiter, aux délégataires de service public et aux prestataires de services ou sous-traitants, dans  le cadre de l’accomplissement des missions et services, et pour les seuls besoins de la réalisation de la  ou des finalités pour lesquelles elles sont recueillies.  

La province Sud exige de ses prestataires ou sous-traitants de mettre en œuvre toutes les mesures  techniques et organisationnelles nécessaires pour garantir, tout au long des traitements qu’elle leur  délègue, la sécurité et de la confidentialité de vos données à caractère personnel.  

Les données à caractère personnel ne seront révélées à une autre partie tierce qu’aux conditions  expresses suivantes :  

–  Si la communication par la province Sud de certaines données à caractère personnel est  requise par les lois et règlements en vigueur, par une autorité gouvernementale ou judiciaire  compétente, pour établir ou conserver une action en justice ou une défense, ou pour  empêcher une fraude ou une activité illégale.  

–  Pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité de la province Sud, de ses fournisseurs, de  ses administrés, conformément à ce qui est requis ou autorisé par la loi.  

4.Transfert des Données à caractère personnel  

Les données à caractère personnel peuvent être transmises hors de la Nouvelle-Calédonie et hors  Union européenne.  

La province Sud peut être ainsi amenée à transmettre des données personnelles, afin de satisfaire à  ses obligations légales, et notamment si elle en était contrainte, par réquisition judiciaire.  

Si un transfert devait être réalisé hors de Nouvelle-Calédonie ou hors Union européenne, vers un autre  responsable de traitement ou vers un prestataire, la province fixerait alors contractuellement des  clauses de protection et de sécurité des informations ainsi communiquées et prendrait toutes les  mesures nécessaires à l’observation rigoureuse des garanties exigées.  

5. Durée de conservation des Données à Caractère Personnel  

La province Sud veille à conserver les données à caractère personnel uniquement pendant la durée  requise. Cette durée est définie soit en vertu de dispositions légales ou règlementaires, soit en  considération de contraintes de service public propres.  

Exemples de durée de conservation :  

–  Données relatives aux usagers de la province :  

–  Données liées à la facturation de la redevance des locations : 10 ans  

–  Données relatives aux prestataires, sous-traitants :

–  Traitement relatif aux soumissionnaires des marchés publics : 10 ans  

–  Données relatives aux agents de la province :  

–  Traitement relatif aux recrutements : 2 ans à compter du dernier contact.  –  Traitement relatif à la santé 5 ans pour un arrêt maladie…  

6. Sécurité des données  

La Province met en œuvre les moyens nécessaires de façon à garantir la sécurité des données à  caractère personnel, y compris la protection contre le traitement non autorisé ou illicite et contre la  perte, la destruction ou les dégâts d’origine accidentelle.  

La Province met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir que,  par défaut, seules les données à caractère personnel nécessaires au regard de chaque finalité  spécifique du traitement soient traitées.  

La Province s’engage à notifier l’autorité de contrôle (Commission Informatique et libertés) et la  personne concernée en cas de violation de données à caractère personnel, 72 heures au plus tard  après en avoir pris connaissance, dans les conditions prévues par le RGPD.  

7. Information et mise en œuvre de la politique de traitement des  données à caractère personnel  

La Province informe ses usagers de façon concise, transparente, compréhensible, en des termes clairs  et simples, de l’existence de la politique de traitement des données à caractère personnel et des  principes respectés.  

La Province détermine et met en œuvre l’ensemble des mesures opérationnelles utiles et nécessaires  pour permettre à ses services d’appliquer les principes de la politique de gestion des données à  caractère personnel.  

8. Usagers : Exercez vos droits  

Tout usager dispose des droits suivants :  

–  Droit d’accès : Ce droit permet à la personne concernée par un traitement de données  de vérifier les informations enregistrées dans un traitement. Ce droit peut alors permettre  l’exercice des droits de rectification ou de suppression ;  

–  Droit de rectification : La personne concernée peut mettre à jour ses données ou les faire  rectifier par la province ;  

–  Droit à l’effacement (droit à l’oubli) : Ce droit permet à la personne concernée d’obtenir du  responsable du traitement l’effacement, dans les meilleurs délais, de ses données  personnelles, dans les conditions définies par la règlementation ;  

–  Droit d’opposition : La personne concernée peut s’opposer au traitement de ses données pour  des motifs liés à sa situation particulière ; 

–  Droit à la limitation du traitement : elle peut demander à ce que les traitements de ses  données soient temporairement gelés. Ainsi ses données ne seront plus utilisées par la  Province mais seront toutefois conservées ;  

–  Droit à la portabilité des données : Ce droit offre à la personne concernée la possibilité  d’obtenir et de réutiliser ses données personnelles pour répondre à ses propres besoins, à  travers différents services. Elle peut ainsi demander :  

o de récupérer les données traitées la concernant par la province, pour son usage  personnel ;  

o de transférer ses données vers un autre organisme, soit par elle-même, soit  directement par la province ; 

Ce droit s’exerce dans les limites imposées par la législation relative au traitement dont il  s’agit et des technologies utilisées par la province.  

–  Droit de définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication  de ses données à caractère personnel après son décès (directives dites « anticipées »).  

–  Droit de retirer son consentement à tout moment lorsque ce consentement a été requis pour  l’établissement du traitement.  

Sous réserve d’un manquement aux dispositions ci-dessous, l’utilisateur a le droit d’introduire une  réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).  

Comment exercer vos droits ?  

Vous pouvez exercer vos droits à tous moment en vous adressant au délégué à la protection des  données (DPO) de la province Sud :  

–  Par internet , Faire la démarche en ligne  

–  Par courrier , sur papier libre à adresser à :  

Le délégué à la protection des données  

Centre administratif de la province sud  

BP L1  

98849 Nouméa Cedex  

Une demande de preuve d’identité peut être exigée.  

Réclamation (plainte) auprès de la CNIL : 

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits sur vos données ne sont pas respectés,  vous pouvez adresser une plainte à la CNIL : Contacter la CNIL

9. Révision de la politique de confidentialité  

La présente politique peut être révisée à l’initiative de la Province ou en raisons de nouvelles  dispositions légales ou réglementaires. Aussi le présent document sera toujours publié sur les  sites de la Province ou dans ses différents locaux dans sa dernière version.  

L’usager ou le simple visiteur est donc invité à prendre régulièrement connaissance du  document afin de s’assurer des dispositions applicables.